Le cerfa est un document formalisé qui permet d'effectuer une demande claire pour une situation donnée. Il fournit à l'administration tous les renseignements nécessaires à l'étude ou l'instruction de la demande. Il sert aussi parfois pour des échanges entre particuliers comme par exemple pour la vente d'un véhicule d'occasion.
Chaque cerfa dispose d'un numéro qui lui est propre et possède sa notice explicative qui reprend point par point et avec précision les renseignements attendus par l'administration. Selon le formulaire, soit la notice fait partie du cerfa, soit la notice est à part et demande un téléchargement séparé.